Central dokumentstyring
Ét system til alle vedligeholdsdokumenter
Dokumentstyring i INEXTIA samler alle vedligeholdsrelaterede dokumenter i et system. Dokumenter kan fx tilknyttes komponenter, jobs, jobhistorik, varer, procedurer og mange andre steder, så medarbejdere altid ser den rette dokumentation i den rette kontekst.
Når et dokument opdateres, slår ændringen automatisk igennem alle steder, det er tilknyttet. Systemet opbygger samtidig en versionshistorik med dato, bruger og ændringer, så I altid kan se, hvem der har gjort hvad hvornår.
Dokumenterne er tilgængelige både fra desktop, i mobillayoutet og INEXTIA appen, så medarbejdere altid har de nyeste manualer og tegninger med sig.
Nøglefunktioner
Det får du med INEXTIA Dokumentstyring
INEXTIA Dokumentstyring samler alle vedligeholdsdokumenter ét sted og gør det nemt at finde, opdatere og bruge dem. Det sikrer, at medarbejdere altid arbejder efter korrekt og opdateret information, reducerer risikoen for fejl og minimerer audit-anmærkninger.
Tilknyt dokumenter
Dokumenter kan tilknyttes alle relevante objekter i INEXTIA, fx komponenter, jobs, jobhistorik, procedurer, varer eller indkøbsordrer, så informationen altid ligger der, hvor du skal bruge den.
Understøttelse af alle filtyper
INEXTIA understøtter alle gængse filtyper, herunder PDF, Word, Excel, billeder, tegninger, videoer, links m.m., så al dokumentation samles i systemet.
Mobil adgang
Tilgå dokumenter direkte på stedet via mobillayoutet eller INEXTIA appen, så I kan fortsætte arbejdet uden at skulle tilbage til kontoret.
Centralt dokumentbibliotek
Et samlet sted til alle dokumenter med søgning og automatisk kontrol for dubletter.
Drag & drop upload
Tilføj dokumenter hurtigt ved at trække filer direkte ind i systemet.
Versionsstyring
Sikker check ud/check ind, automatisk versionshistorik og fuld ændringslog for alle filer.
Avanceret dokumentstyring
Strukturer din dokumentstyring i dit vedligeholdssystem
Avanceret dokumentstyring udvider modulet med en fleksibel dokumentstruktur, som kan tilkøbes. Her kan dokumenter organiseres i en hierarkisk struktur – på samme måde som en klassisk filserver – men med fordelene ved at være integreret i jeres vedligeholdssystem.
Dokumenter grupperes i dokumentgrupper, fx efter områder, anlæg eller projekter, og strukturen kan bygges i flere niveauer. Derudover kan du definere dokumenttyper som billeder, tegninger, manualer, PI-diagrammer, service-rapporter m.m., som automatisk grupperes i undermapper.
Det giver dig en vedligeholdelsesfokuseret dokumentstruktur, som fungerer som et centralt værktøj til dokument- og filstyring, og som kan erstatte en traditionel filserver.
Ekstra Nøglefunktioner
Få mere med INEXTIA Avanceret Dokumentstyring
Opgrader din Dokumentstyring og få en ekstra, hierarkisk mappestruktur på tværs af anlæg og lokationer. Det gør det nemmere at organisere, finde og styre vedligeholdsdokumenter uden at miste koblingen til komponenter, jobs og historik i INEXTIA.
Fleksibel mappestruktur
Opbyg en logisk dokumentstruktur i flere niveauer, der afspejler jeres anlæg, områder eller projekter.
Automatisk visning af dokumenttyper
Dokumenttyper såsom billeder, tegninger, manualer og rapporter bliver automatisk vist som undergrupper.
Erstatning af klassisk filserver
Med en webbaseret og vedligeholdelsesorienteret struktur er dokumenterne altid tilgængelige, selv når du er på farten.
Fordele
Hvorfor teams vælger Dokumentstyring
- Effektivitet
Mindre spildtid i hverdagen
Med alle dokumenter samlet i ét bibliotek slipper I for at lede efter filer på lokale drev, i ringbind og på gamle filservere. Dokumenter ligger direkte på det komponent eller job, hvor de skal bruges.
- Kvalitet & sikkerhed
Altid den nyeste version
Dokumenter opdateres kun ét sted og slår automatisk igennem alle steder, hvor de er tilknyttet. Det sikrer, at alle arbejder efter samme version og eliminerer risikoen for fejl, forældede manualer og dobbeltarbejde.
- Sporbarhed
Audit-klar på få sekunder
Versionshistorik og ændringslog giver komplet sporbarhed, så du ubesværet altid kan dokumentere, hvem der har opdateret hvad og hvornår over for myndigheder, klasseselskaber eller interne kvalitetskrav.
Frequently Asked Questions
INEXTIA Dokumentstyring
Hvad er fordelene ved dokumentstyring system vs almindelig filserver?
En filserver kan gemme filer, men den understøtter ikke drift og vedligehold. Med INEXTIA Dokumentstyring ligger dokumenter direkte på komponenter, job, jobhistorik og procedurer i jeres vedligeholdssystem (CMMS). Teknikere og planlæggere ser de relevante manualer, PI- og el-diagrammer og arbejdsinstruktioner dér, hvor de planlægger eller udfører opgaverne – ikke i et separat mappesystem.
For produktionsvirksomheder, procesindustri, fødevareproduktion, pharma og energi- og forsyningsvirksomheder betyder det mindre spildtid, færre fejl og mere stabil oppetid på maskinparken. Samtidig får I versionsstyring, sporbarhed og dokumentation, der understøtter ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 og GMP-krav (Good Manufacturing Practice).
Skal vi ændre vores eksisterende filstruktur for at bruge Dokumentstyring?
Nej I behøver ikke ændre den eksisterende filstruktur med det samme. I kan starte småt og bygge op.
Mange virksomheder begynder med at lægge de vigtigste dokumenter, manualer, tekniske tegninger, reservedelskataloger, serviceaftaler og kvalitetsspecifikationer ind i INEXTIA og knytte dem til de mest kritiske anlæg og komponenter via Stamdata.
Herefter kan I løbende flytte flere mapper og filer over, når de bliver relevante for forebyggende vedligehold, inspektioner og serviceintervaller. I en periode kan Dokumentstyring køre parallelt med jeres filserver, så I får en glidende overgang uden at forstyrrelser.
Kan teknikere tilgå dokumenter ude ved udstyret?
Teknikere kan tilgå dokumenter direkte ude ved udstyret via INEXTIA App. De finder opgaver i Jobliste, åbner jobbet og ser med det samme de tilknyttede manualer, diagrammer, fotos og tjeklister fra Formular. Det kræver få klik, og søgning på anlæg, komponenter eller job gør det hurtigt at finde den rigtige dokumentation.
Teknikeren kan tage billeder “på stedet” og gemme dem på komponentet eller jobhistorikken i Logbog som en del af dokumentationen. Ved dårlig netværksdækning kan data gemmes lokalt på enheden og synkroniseres, når der igen er forbindelse. Resultatet er mindre administration for teknikeren og kortere fejlfindingstid, når der opstår nedbrud.
Hvordan sikrer dokumentstyring software, at vi bruger den nyeste version?
INEXTIA Dokumentstyring har indbygget versionsstyring med check ud/check ind. Kun én person ad gangen redigerer dokumentet, og når filen opdateres, slår ændringen igennem alle steder, hvor dokumentet er knyttet: fx på komponenter, job i Jobliste, planer i Jobplanlægning og historik i Logbog.
Systemet gemmer en ændringslog med dato, bruger og kommentar, så I altid kan se, hvem der har ændret hvad og hvornår. Det reducerer risikoen for, at nogen står med gamle instruktioner eller forældede tegninger, og det gør det lettere at bestå audits og myndighedstilsyn.
Hvilke dokumenter og filtyper understøttes i Dokumentstyring?
Dokumentstyring understøtter alle gængse filtyper, så I kan samle al vedligeholdsdokumentation ét sted i jeres CMMS:
- PDF, Word- og Excel-filer
- 2D/3D-tegninger, PI- og el-diagrammer
- Servicerapporter, tjeklister, certifikater
- Billeder og korte instruktionsvideoer
I kan også gemme links til leverandørportaler, online-manualer og andre systemer og knytte dem til anlæg, komponenter og lokationer i Stamdata. Kombineret med Analytics og Dashboard kan I efterfølgende følge, hvordan bedre dokumentation påvirker nedbrud, oppetid og OEE (Overall Equipment Effectiveness).
Hvad tilføjer Avanceret Dokumentstyring til jeres software?
Implementering af Dokumentstyring kan tilpasses jeres ressourcer og modenhed. Typisk involverer det:
-
Afklaring af, hvilke anlæg og linjer der er mest kritiske.
-
Import af komponentstruktur og anlæg via Stamdata.
-
Indlæsning og tilknytning af de vigtigste dokumenter til komponenter og job.
-
Kort oplæring af teknikere og planlæggere i brug af INEXTIA App og Dokumentstyring.
Lær mere om vores services indenfor opstart og løbende support.
