Hvad er D&V dokumentation?
Dokumentation til drift og vedligehold (D&V) er en vigtig del af enhver virksomheds vedligeholdsstrategi. Det er de dokumenter, du indsamler fra entreprenøren på dit projekt eller fra leverandøren af dine komponenter og reservedele. Det kan også være driftsoplysninger, som du selv registrerer i den daglige drift.
D&V-dokumentation inkluderer f.eks.:
- Tekniske tegninger
- Manualer
- Certifikater
- Kvitteringer
- CE-mærkning
- Driftsoplysninger
Dokumenterne kan beskrive, hvordan du skal vedligeholde dine komponenter. De kan også bruges til at udarbejde drifts- eller projektplaner i din virksomhed.
Hvis du ikke har styr på din D&V-dokumentation, kan du risikere nedbrud og fejl. Men hvordan sikrer du, at dine dokumenter er tilgængelige, når du har brug for dem?
Håndtér D og V dokumentation i et digitalt vedligeholdssystem
I dag bliver næsten al dokumentationen tilsendt digitalt. Dette er både smart og effektivt, da du slipper for at skulle tilbage til kontoret for at finde dokumentationen i et ringbind. Men hvordan skal du opbevare filerne, så du nemt kan finde det rigtige dokument, når du skal bruge det?
Filserver eller vedligeholdssystem?
En mulighed mange benytter sig af er at opbygge en struktur på en filserver, da det her er nemt at gemme filerne. Det virker simpelt, men har flere ulemper:
- Dokumenterne er uafhængige af vedligeholdsopgaver, hvilket gør det svært for dine kollegaer at finde dem, når de har brug for dem.
- Mangel på versionsstyring kan føre til, at medarbejdere bruger forældet dokumentation.
- Ingen kobling til aktuel vedligeholdshistorik, hvilket gør det svært at se, hvilke dokumenter der tidligere har været anvendt.
Når du gemmer din D&V-dokumentation i et digitalt vedligeholdssystem, får du flere fordele:
- Dokumenterne er direkte tilknyttet relevante maskiner, udstyr eller bygninger.
- Medarbejdere kan hurtigt finde dokumentationen via søgefunktioner og metadata.
- Versionsstyring sikrer, at der altid arbejdes med de nyeste dokumenter.
- Dokumentationen er tilgængelig fra både computer og mobile enheder.
Dette gør det nemt at udføre vedligeholdsopgaven, da du kan se dokumentationen med det samme uden at behøve at vide, hvad du skal lede efter.
Lovpligtig dokumentation
D&V-dokumentation handler ikke kun om at have styr på interne arbejdsprocesser – det er også afgørende for at overholde lovgivning og sikkerhedskrav.
- Bygnings- og maskindokumentation såsom CE-mærkning, certifikater og sikkerhedsdokumenter er ofte lovpligtige og skal være tilgængelige ved inspektion.
- Hvis der sker en hændelse eller et nedbrud, skal du kunne dokumentere, at korrekt vedligehold er udført.
- Inspektioner og certificeringer kræver ofte præcis dokumentation af vedligeholdsopgaver.
Når du bruger et digitalt vedligeholdssystem, sikrer du, at dokumentationen altid er opdateret og nemt tilgængelig ved inspektioner og kontrolbesøg.
Drift & Vedligehold dokumentation i INEXTIA
https://www.inextia.dk/moduler/inextia-app/INEXTIA er et vedligeholdssystem, hvor du kan tilknytte dine D&V-dokumenter til de respektive komponenter og vedligeholdsopgaver. Dvs. at en manual, teknisk tegning eller lignende kan kobles direkte på udstyret, så vedligeholdspersonalet slipper for at skulle lede efter filerne på en filserver eller i et ringbind på kontoret.
Da INEXTIA kører som et website med tilknyttet app – INEXTIA Appen, kan du tilgå dokumenterne, uanset hvor du befinder dig. Du undgår altså at tage turen tilbage til kontoret, hvis du har glemt nødvendige D&V-dokumenter til at kunne udføre vedligeholdet.
Ved at digitalisere din D&V-dokumentation i INEXTIA sparer du tid, minimerer fejl og sikrer, at vedligeholdelsen altid udføres med de rette informationer.
