Introduktion
Denne artikel henvender sig til dig, der arbejder i en drifts- og vedligeholdsafdeling og skal i gang med at implementere et nyt vedligeholdssystem. Du får en tjekliste over hvad du skal huske gennem hele processen for at opnå en succesfuld implementering.
Der kan være mange grunde til, at dinorganisation har besluttet at implementereet vedligeholdssystem. Måske står I overfor endigitaliseringsproces? Måske har I oplevet et storttab på grund af et nedbrud? Eller måske ønsker I bare at skifte til et andet system?
1) Det interne forarbejde
Identificér interne interessenter i afdelingerne
Når du implementerer et vedligeholdssystem, påvirker det hele organisationen og det er derfor vigtigt tidligt i processen, at identificere interne interessenter. Du skal sørge for at interessenterne bliver hørt og kan med fordel spørge ind til deres ønsker og krav.
Typiske interessenter og krav:
- IT chefens krav til server og cloud løsninger
- Direktørens krav om at modtage KPI’er i sin indbakke
- Økonomichefens krav om integration til finanssystem
- Driftschefens krav om et simpelt system
- Driftsarbejderens krav om simple og mobile rutiner
Find optimeringsområder i vedligeholdsafdelingen
Når du internt forhører dig om muligheden for at implementere et vedligeholdssystem, er den største
faktor næsten altid økonomi. Derfor er det altid vigtigt at have din argumentation på plads.
Her er et par eksempler:
- Effektivisering af interne processer
- Bedre ressourceplanlægning
- Optimering af reservedelsbrug og økonomi
- Opfyldelse af eventuelle krav om dokumentation
2) Research og kravspecifikation
Netværk med andre virksomheder
Du oplever måske at det kan være svært at danne sig et overblik over hvad der er vigtigt i forhold til et vedligeholdssystem. Derfor er det altid en god idé, at kontakte et par virksomheder i samme branche, for eventuelt at komme på besøg og høre lidt om deres situation og erfaringer med system, krav og implementering.
Undersøg markedet for vedligeholdssystemer
Der findes mange leverandører af vedligeholdssystemer både i Danmark og udlandet. Det er derfor et vigtigt punkt at få gennemsøgt markedet grundigt. En simpel Google søgning på ”vedligeholdelsessystem” vil formentlig vise dig et godt udpluk af mulige leverandører i Danmark. Tag et grundigt kig på de forskellige hjemmesider for at danne dig et indtryk af løsninger og funktioner.
Udarbejd en kravspecifikation
Du har i det indledende arbejde skaffet mange informationer og næste skridt er nu at få udarbejdet din kravspecifikation. Den skal indeholde en kombination af dine input fra de interne interessenter, optimeringsområder, eksterne virksomheder samt din research på nettet. Opdel eventuelt din kravspecifikation i overordnede kategorier som krav til IT, krav til funktionalitet osv. Du kan samtidig opdele dine krav i need-to-have og nice-to-have og på den måde tydeliggøre hvor vigtige dine krav er for din brug af systemet.
3) Kontakt til leverandørene
Afstem om leverandørerne lever op til kravspecifikationen
Det er nu tid til at kontakte dine udvalgte leverandører. Du kan vælge at fremsende din kravspecifikation og få dem til at besvare den. Det vigtigste her er at få et indblik i hvordan leverandøren matcher dine krav.
Udvælg leverandører og afhold møde
Du har nu et overblik over hvilke leverandører der matcher dine krav bedst. Indkald derfor de udvalgte til et individuelt møde, så du kan møde leverandørerne i virkeligheden. Her vil en agenda være at præsentere jer overfor hinanden og at leverandøren fremviser systemet samt gennemgår kravspecifikationen. Dermed får du et rigtig godt indtryk af hvem leverandøren er som virksomhed og hvilket system de kan tilbyde.
Invitér interne interessenter til mødet
Du kan give dine interne interessenter et valg om at deltage til møderne. På den måde sikrer du at alle
føler sig hørt og at der internt bliver taget ejerskab på projektet og en eventuel implementering, hvilket er en stor fordel fremadrettet.
4) Vurdering og valg af leverandør
Vurdér ud frasystem og funktionalitet
